Kurz erklärt
Mit dem Anwesenheiten-Modul können Schulen nachvollziehen, wo sich Schüler:innen während des Schultages aufhalten. Als Scobees-Lead werden zunächst die Zeitblöcke des Tages konfiguriert, anschließend die Anwesenheitserfassung für die Räume eingerichtet und den Schüler:innen persönliche QR-Codes zur Verfügung gestellt. Anschließend werden pro Scan durch die Schüler:innen die Anwesenheiten erfasst und können in der Lerndoku ausgewertet werden.
Der Workflow besteht aus vier Schritten:
- Zeitblöcke des Tages festlegen
- Über eine eigene Anwendung Ipad und Raum Verknüpfung vornehmen (für das Tracking)
- QR-Codes für Schüler:innen bereitstellen
- In der Lerndoku einsehen, welche Schüler:innen in einem Raum sind und Anwesenheiten pro Tag und Woche/Raum nachvollziehen
Warum Anwesenheiten?
Gerade in selbstorganisierten Lernumgebungen bewegen sich Schüler:innen häufig zwischen unterschiedlichen Lernräumen, Lernateliers, Fachräumen oder Unterstützungsangeboten. Das Anwesenheiten-Modul schafft Transparenz darüber, wo sich Lernende aktuell befinden.
Lehrkräfte erhalten dadurch einen schnellen Überblick über die aktuelle Raumsituation und können nachvollziehen, welche Schüler:innen an welchem Lernort arbeiten. Gleichzeitig werden Anwesenheiten automatisch dokumentiert und stehen für Auswertungen und Gespräche zur Verfügung.
Voraussetzungen
Bevor Anwesenheiten erfasst werden können, sollten folgende Punkte eingerichtet sein:
- Die Lerngruppe wurde in Scobees angelegt.
- Die Zeitblöcke des Schultages wurden definiert.
- Die genutzten Lernräume sind bekannt.
- Für die Anwesenheitserfassung steht ein iPad oder anderes Endgerät im jeweiligen Raum zur Verfügung.
- Schüler:innen verfügen über ihre persönlichen QR-Codes.
Der vollständige Workflow
1. Zeitblöcke in der Leadskonfig festlegen
Der erste Schritt besteht darin, die Zeitstruktur des Schultages abzubilden. In der Leads-Konfig werden die Zeitblöcke unter "Anwesenheiten" definiert, für die Anwesenheiten dokumentiert werden sollen.
Diese Zeitblöcke sollen entsprechend der gewünschten Anwesenheiten gesetzt werden. Die definierten Zeitblöcke bilden die Grundlage für alle späteren Anwesenheitsdaten. Deshalb empfiehlt es sich, die Struktur des tatsächlichen Schulalltags möglichst genau abzubilden.
Bitte beachtet:
Damit Anwesenheiten genutzt werden können, muss in der Leads-Konfig unter „Zeitblöcke" der Schalter „Nur aktive" aktiviert werden. Anschließend können dort Zeitblöcke angelegt werden.
2. Räume und Geräte miteinander verknüpfen
Für Schulen mit Lernbüros, Lernateliers oder offenen Lernlandschaften bietet diese Zuordnung eine besonders einfache Möglichkeit, Bewegungen zwischen Lernorten nachvollziehbar zu machen.
Damit Scobees erkennen kann, an welchem Ort eine Anwesenheit erfasst wird, werden Räume und Endgeräte miteinander verknüpft. Hierfür wird die Anwesenheiten-Anwendung genutzt. Jedem Raum wird ein Gerät zugeordnet, beispielsweise ein iPad am Raumeingang. Dadurch weiß das System später automatisch, in welchem Raum sich ein Schüler oder eine Schülerin anmeldet.
Bitte beachtet:
Am Ende des Beitrags stehen weitere Informationen und die Zugangsadresse für die Registrierung der Tablets sowie das Scan-Verfahren, wie hier abgebildet.
3. QR-Codes für Schüler:innen bereitstellen
Jede Schülerin und jeder Schüler erhält in der Leads-Konfig unter "Lernende" einen persönlichen QR-Code.
Dieser QR-Code dient als digitale Identifikation für die Anwesenheitserfassung und kann z.B. auch auf den Schüler:innen/Lernlevelausweis gedruckt werden. Beim Betreten eines Lernraums wird der QR-Code am entsprechenden Gerät gescannt. Die Anmeldung erfolgt dadurch schnell und unkompliziert. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass Anwesenheiten zuverlässig dokumentiert werden.
Da jeder QR-Code eindeutig einer Person zugeordnet ist, können Anwesenheiten automatisch dem richtigen Lernenden zugewiesen werden.
4. Anwesenheiten in Echtzeit verfolgen
Sobald Schüler:innen ihre Anwesenheit erfasst haben, stehen die Daten unmittelbar in der Lerndoku unter "Anwesenheiten" zur Verfügung.
Lehrkräfte können jederzeit nachvollziehen:
- welche Schüler:innen aktuell anwesend sind,
- in welchem Raum sie sich befinden,
- welche Lernorte besonders stark genutzt werden.
Dadurch entsteht ein aktuelles Bild der gesamten Lernlandschaft. Insbesondere in Schulen mit selbstorganisierten Lernzeiten erleichtert dies die Aufsicht und Lernbegleitung erheblich.
Alternativ können Abwesenheiten von Schüler:innen auch manuell gesetzt werden.
5. Anwesenheiten auswerten
Neben der aktuellen Übersicht bietet Scobees verschiedene Möglichkeiten zur Auswertung.
Anwesenheiten können beispielsweise unter "Anwesenheiten pro SuS" betrachtet werden nach:
- einzelnen Tagen,
- ganzen Wochen,
- bestimmten Räumen,
- einzelnen Schüler:innen.
Dadurch können Schulen nachvollziehen, wie Lernräume genutzt werden und welche Lernorte besonders häufig besucht werden.
Auch für Gespräche mit Schüler:innen oder die organisatorische Planung liefern die Daten wertvolle Einblicke.
Hinweise & Tipps
- Zeitblöcke möglichst so definieren, wie sie tatsächlich im Schulalltag genutzt werden.
- Räume eindeutig und nachvollziehbar benennen.
- Geräte zur Anwesenheitserfassung gut sichtbar am Eingang eines Raumes platzieren.
- Sicherstellen, dass alle Schüler:innen jederzeit Zugriff auf ihren QR-Code haben.
- Regelmäßig die Raumzuordnungen der Geräte prüfen.
FAQ
Müssen Anwesenheiten manuell eingetragen werden?
Nein. Die Erfassung erfolgt über den persönlichen QR-Code der Schüler:innen.
Kann ein Gerät mehreren Räumen zugeordnet werden?
Für eine eindeutige Dokumentation sollte jedes Gerät einem Raum zugeordnet sein.
Wo sehe ich aktuelle Anwesenheiten?
Die aktuelle Raumbelegung wird direkt in der Lerndoku angezeigt.
Kann ich Anwesenheiten rückwirkend auswerten?
Ja. Anwesenheitsdaten können nach Tagen, Wochen und Räumen betrachtet werden.
Für welche Schulformen eignet sich das Modul?
Das Modul eignet sich besonders für Schulen mit Lernbüros, Lernateliers, Projektzeiten und selbstorganisierten Lernformaten, kann aber ebenso in klassischen Unterrichtssettings eingesetzt werden.
Zusammenfassung
Das Anwesenheiten-Modul verbindet Einrichtung, Erfassung und Auswertung in einem durchgängigen Workflow. Nach der Definition von Zeitblöcken und der Einrichtung der Räume können Schüler:innen ihre Anwesenheit über QR-Codes erfassen. Lehrkräfte erhalten dadurch jederzeit einen Überblick über die aktuelle Raumsituation und können Anwesenheiten langfristig auswerten.
Links zur Nutzung der Anwesenheit im Hilfecenter
Leads-Konfig: Blöcke erstellen (folgt)
Leads-Konfig: Ipad pro Raum einrichten über anwesenheiten.scobees.com (folgt)
Zugang zur Raum und Tablet Registrierung/Scans
Dieser Link muss auf dem Tablet aufgerufen werden, das registriert bzw. für die Scans genutzt werden soll:
https://anwesenheiten.scobees.com/
Die Schritte auf dem Tablet:
1. Zugang als Lead-Lehrer mit den Zugangsdaten
2. Beim ersten Login den Raumnamen eingeben und das Gerät registrieren
Anschließend URL und Login eingeben und auf "QR Code scannen" klicken:
Die Schüler:innen können jetzt ihre QR Codes scannen (bitte QR Code über Kamera halten).
Konfig: QR Codes für Lernende (folgt)
Lerndoku: Anwesenheiten einsehen (folgt)